Por Fernanda Lazzarini e André Jerusalmy – 20/04/2020 Na última terça feira, dia 15 de abril de 2020, foi publicada a Instrução Normativa (“IN”) do Departamento Nacional e Registro Empresarial e Integração (“DREI”) nº 79, de 14 de abril de 2020. A IN em questão visa a regulamentação de como deverá ocorrer a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e coorporativas, incrementando, assim, o previsto na Medida Provisória nº 931, de 30 de março de 2020, que acrescentou o artigo 1.080-A ao Código Civil, o artigo 43-A à Lei das Cooperativas e o artigo 121, §2º, à Lei das Sociedades por Ações. O mês de abril é comumente marcado como a época de realização das assembleias e reuniões das empresas, entretanto, neste cenário da pandemia de COVID-19 e distanciamento social nos encontramos, medidas que tornam a realização delas viáveis vêm sido tomadas. Visto isso, a nova IN do DREI estabelece como deverão ocorrer esses encontros, seja de forma semipresencial, seja digital. Primeiramente, as sociedades que estabelecem em seus contratos ou estatutos sociais que as assembleias ou reuniões devem ocorrer exclusivamente no modelo presencial não tem permissão para a realização dessas a distância. Os documentos e informações a serem disponibilizados serão, basicamente, sob os mesmos moldes já previstos em lei para cada tipo societário, contudo, devem ser acrescentados pela empresa dados sobre o formato que a reunião ou assembleia ocorrerá e como os sócios ou associados poderão participar e votar a distância, como um anúncio simples divulgando sítio eletrônico específico para informações mais profundas, por exemplo, qual plataforma será utilizada e quais documentos serão exigidos para a participação de sócios, acionistas ou seus prepostos. É importante frisar a necessidade de a empresa criar uma estrutura para a realização das assembleias ou reuniões semipresenciais ou digitais, como sistema seguro, confiável e transparente de protocolo de documentos; plataforma acessível por todos, inclusive permitindo a manifestação, visualização e o exercício de voto a distância dos interessados; a anonimização dos votantes nas matérias em que o estatuto social das cooperativas previr voto secreto; o arquivamento de todos os documentos relacionados ao conclave; e a gravação integral dele, pelo prazo aplicável à ação que vise anulá-lo. Como a presença física não será possível, a IN determinou que os livros societários aplicáveis a ata da respectiva reunião ou assembleia semipresencial ou digital poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que certificarão em tais documentos os acionistas, sócios ou associados participantes. Além disso, a IN também moldou como deverá ser elaborado o boletim de voto à distância, inclusive determinou a necessidade de disponibilização do boletim pra impressão e preenchimento manual, que deverá ser enviado aos acionistas, sócios ou associados na data da publicação da primeira convocação para a reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere, e deve ser devolvido à sociedade no mínimo 5 (cinco) dias antes da data da realização do conclave. Ao receber o boletim preenchido e eventuais documentos que o acompanhe, a sociedade tem até 2 (dois) dias para comunicar se tais encaminhados pelos interessados são considerados válidos e se há necessidade de retificação ou reenvio deles, estabelecendo um novo período para isso. Por fim, a ata do conclave deverá preencher os mesmos requisitos legais já estabelecidos nos Manuais de Registro aprovados pela IN DREI nº38/2017, naquilo que não conflitarem com a IN nº 79/2020, além de constar se o conclave foi realizado de semipresencial ou digitalmente e como a participação e votação a distância foram feitos, podendo ser assinada por certificado digital, caso não for feita em documento físico. Com as incertezas trazidas pela pandemia da COVID-19, as medidas apresentadas acima poderão reduzir o impacto negativo causado pela paralisação imposta a diversos setores. Com isso, a equipe de societário do Mazzucco & Mello Advogados está atenta às medidas anunciadas pelo governo e à disposição para auxiliar nossos clientes na busca de opções que beneficiem seus negócios.