A adoção de políticas de reembolso para quilometragem rodada, viagens e alimentação é prática comum nas empresas, especialmente em atividades externas ou híbridas. O que muitas organizações ainda subestimam, porém, é que a ausência de critérios claros e documentação adequada pode transformar um simples reembolso operacional em um potencial passivo trabalhista. Notícias recentes e conteúdos especializados sobre gestão de despesas reforçam a importância de estruturar essas políticas com atenção jurídica, e não apenas administrativa.
Do ponto de vista legal, o risco central está na caracterização do chamado “salário indireto”. Sempre que valores são pagos de forma habitual, sem vínculo direto com despesas efetivamente comprovadas ou sem critérios objetivos, abre-se espaço para que o empregado alegue natureza salarial da verba. Isso é comum, por exemplo, em pagamentos fixos mensais para combustível, alimentação ou deslocamento, independentemente da real utilização em favor da empresa.
No caso específico do reembolso de quilometragem, a atenção deve ser redobrada. Embora legítimo, o pagamento por km rodado precisa refletir custos reais e estar atrelado à atividade profissional. Sem controles mínimos, como registro de rotas, finalidade do deslocamento e parâmetros de cálculo, o reembolso pode ser interpretado como complemento salarial disfarçado, gerando reflexos em férias, 13º salário, FGTS e contribuições previdenciárias.
O mesmo raciocínio se aplica a despesas de viagens e alimentação. Reembolsos sem exigência de comprovantes, com valores genéricos ou pagos automaticamente, fragilizam a defesa da empresa em eventual questionamento judicial. Na prática, quanto menos conexão houver entre o gasto e a atividade profissional comprovada, maior será o risco de contestação futura.
Para evitar esse cenário, o primeiro passo é criar uma política de reembolso clara, formal e documentada. Esse documento deve definir, de forma objetiva, quais despesas são reembolsáveis, quais não são, quais os limites de valores, quais documentos devem ser apresentados e em quais situações o reembolso é devido. Mais do que existir, a política precisa ser aplicada de forma uniforme e conhecida por gestores e colaboradores.
Além disso, é fundamental revisar práticas já consolidadas na empresa. Benefícios informais, criados por conveniência ou costume, tendem a ser os mais problemáticos em ações trabalhistas. A revisão periódica da política, com apoio jurídico, ajuda a corrigir distorções antes que elas se convertam em direitos alegadamente incorporados ao contrato de trabalho.
Uma política bem estruturada não apenas organiza a rotina administrativa, mas também funciona como instrumento de proteção jurídica. Nosso escritório conta com equipe especializada em assessorar empresas na elaboração, revisão e implementação de políticas de reembolso alinhadas à legislação trabalhista e às boas práticas de compliance, ajudando a prevenir passivos e fortalecer a segurança jurídica da gestão empresarial.